Productief, waardevolle en boeiende ontmoetingen vereisen een duidelijk doel, een open dialoog, en een sterke leider. Hier is hoe u uw vergaderingen materie te maken.
Stappen
- 1Maak elke vergadering materie - Of niet voldoen helemaal. Beslissen of een vergadering nodig is en nodigen alleen de nodige mensen. Enorme hoeveelheden kostbare tijd zijn gewoon verloren omdat managers denken dat face-tijd is belangrijk, of omdat ze gewend zijn geraakt aan een bepaalde routine. E-mails zijn meestal voldoende om uw team een update of een statusrapport te geven. Maar als je nodig hebt direct feedback van alle deelnemers, dan is e-mail zal niet zo efficiënt als een face-to-face ontmoeting.
- 2Doelen te definiëren en de agenda van tevoren verspreiden. Maak een structuur voor uw vergadering. Gewoon met vermelding van de ideale resultaat vaak inspireert deelnemers en maakt vergaderingen productiever. Op zijn minst, het onderstreept een functie die iedere vergadering nodig heeft: een doel. Voordat de vergadering begint zelfs, zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat de bedoeling van het schrijven van een agenda.
- 3Eigenaar van uw bijeenkomst, neem opladen en houd uw vergadering vooruit. Goede vergaderingen zijn producten van goed leiderschap. Neem de leiding en maak duidelijk dat u van plan om de discussie tijdige, nuttig en relevant te houden. Laat je collega's dat je hun tijd te respecteren door ervoor te zorgen dat een klok of een timer is voor iedereen zichtbaar. Een verblijf op onderwerp is ook de sleutel tot het behoud van een schema. Als het gesprek loopt uit de rails, heroriënteren de groep door iets te zeggen als: "Interessant, maar ik denk niet dat we vooruitgaan onze doelen hier Als ik kon, zou ik graag terugkomen op de agenda.".
- 4Verkrijg de constructieve inbreng je nodig hebt van iedereen die aanwezig is. Aangezien het punt van een vergadering is twee-weg communicatie, is het cruciaal om eerlijk input te krijgen van iedereen. Het is de verantwoordelijkheid van de vergadering leider om ervoor te zorgen dat iedereen wordt gehoord. Om consensus te bouwen of kom naar een groep besluit, vermijd het dragen van uw mening over je mouw, het is gemakkelijk voor een leider om een discussie te smoren als iedereen neemt de uitkomst al bepaald is. Vermijd de verleiding om ideeën onmiddellijk ontslaan - zelfs als ze verschrikkelijk.
- 5Sluit met een actieplan, proberen ervoor te zorgen dat iedereen verlaat het kennen van de volgende stap. Uiteindelijk ook de ontmoeting met de vraag iedereen of ze dachten dat de bijeenkomst was nuttig en, zo niet, wat er beter zou kunnen worden gedaan de volgende keer. Doe een follow debriefing op uw eigen om uw vergadering technieken te verbeteren.
- 6Blijf op de hoogte van de voortgang van zaken besloten tijdens de vergadering. Ook houdt de groep op de hoogte over de ontwikkelingen. Dit zal u helpen bij het organiseren van de volgende vergadering effectiever.
- 7Zorg ervoor dat uw bijeenkomst gebeurde niet in afzondering door te laten de juiste mensen weten wat er besloten is en wat er zal gebeuren. Het is gemakkelijk om uit te lopen van een vergaderruimte, ga terug naar je bureau, en meteen vergeet elke verandering, besluitvorming, en nieuwe idee dat uw groep kwam met. Zorg ervoor dat u een systeem om bij te houden wat er is besloten en welke opdrachten iedereen afgesproken om op te nemen, zodat u kunt volgen en dingen in beweging, zelfs als je niet sturen volledige notulen te houden.
Meeting agenda hulp
Tips
- Zorg ervoor dat u de vergadering te starten en eindigen op tijd.
- Bereid je voor op uw vergadering, die vaak wordt vergeten door velen.
- Een uitstekend hulpmiddel voor het hebben van een productieve vergadering wordt gebruikt "OARR": Doelstellingen, Agenda, rollen en verantwoordelijkheden. Ten eerste, moet uw bijeenkomst een DOEL. Als u een vergadering om gewoon geven informatie, doen mensen de tijd niet verspillen met een vergadering. Stuur ze een nieuwsbrief. Het doel moet een actieve component hebben en, indien mogelijk, een product om te laten zien: "Bepaal de driemaandelijkse doelen voor het team". De agenda is een overzicht van de onderwerpen die u zult pakken om naar dat doel, met een tijdslimiet om u op koers te houden. Bijvoorbeeld "1. Bekijk de status van doelpunten vorig kwartaal (15 minuten), 2. Ronde-tafel suggesties voor doelen (20 minuten), 3. Pick top 5 goals (10 minuten), etc.) Voor Rollen en verantwoordelijkheden, te bepalen die de vergadering actief is, wie is bewaren van notities, en die handelingen items als gevolg van de vergadering zal toewijzen / "te doen".
- Laat alle deelnemers feedback geven zonder te worden beschaamd of beledigd.
Waarschuwingen
- Leiders moeten niet alleen weten hoe je een goede bijeenkomst draaien, maar ook wanneer niet aan een te houden.
- Hier zijn zeven redenen waarom een vergadering moet worden afgelast of verplaatst:
- Als lid kan het niet maken. Herschikking is een pijn, maar het is nog erger om iedereen samen te brengen en niet in staat zijn om het werk gepland. Als u het invoeren van een belangrijk lid van de behoefte, herschikken.
- De agenda is nog niet ver genoeg verspreid op voorhand. Mensen hebben tijd nodig om voor te bereiden op de bijeenkomst, suggesties en wijzigingen in de agenda, en krijg een gevoel van hoeveel tijd elk item wil en zou moeten worden toegewezen. Ze moeten de agenda ten minste 3 dagen van tevoren ontvangen.
- Het doel van de bijeenkomst is niet duidelijk. Bij vergaderingen zijn gewoon informatief, deelnemers voelen en kwalijk hun tijd verspild. Maak duidelijk wat moet worden bereikt, waarom, hoe en wanneer.
- Het werk kan sneller of beter worden gedaan in een andere indeling (bijvoorbeeld e-mail of telefoon). Niet in het bezit van een vergadering, tenzij dat is de enige en beste manier om het werk gedaan te krijgen.
- Reading materialen niet vooraf gedistribueerd. Lezen moet worden gedaan op elk individu de tijd, niet de groep tijd.
- De enige beschikbare vergaderruimte zal niet geschikt voor technologische behoeften van de groep. Als het materiaal niet overtuigend of in zijn puurste vorm kan worden gepresenteerd, af te houden totdat het kan.
- Een recente gebeurtenis of bevinding is het doel van de vergadering / bespreking onbeslist gerenderd.
Dingen die je nodig hebt
- Updates - Als de stroom van informatie is een manier, stuur dan een e-mail plaats.
- Agenda en doelen
- Timekeeper - Zorgt ervoor dat de vergadering begint en stopt op schema, herinnert facilitator bij agendapunten gaan over hun toegewezen tijd.
- Note Taker - Records wat er gezegd werd en distribueert minuten als nodig is.
- Whiteboard Wrangler - Schrijft ideeën op het whiteboard tijdens brainstormsessies, zorgt ervoor dat elk idee wordt opgenomen, ongeacht of het lijkt veelbelovend op het eerste gezicht