Pleiten voor jezelf is een belangrijke vaardigheid. Er is geen reden om ontevreden met de goederen en diensten die u hebt betaald. Een respectvolle en bedachtzame maar stevig klachtenbrief kan blijken vaak een citroen in limonade. Hier is hoe het te doen.
Stappen
Het schrijven van uw klacht brief
- 1Wees beleefd. Je mag boos zijn, en kunnen alle recht toe hebben, maar onbeleefd zal alleen zet de ontvanger in het defensief. Schrijf op een respectvolle toon.
- De feiten, en geen beschuldigingen niet maken.
- Vergeet niet, het bedrijf waar u waarschijnlijk het schrijven is niet op jou gemunt, met opzet. De meeste bedrijven hebben een belang in de tevredenheid van hun klanten.
- Heb je veel meer succes het behandelen van de ontvanger als iemand die wil helpen, in plaats van in de veronderstelling dat ze gevuld met kwade bedoelingen.
- Schrijf niet als je woedend bent. Wachten op uw brief schrijven totdat je gekalmeerd. Of als u dat wenst, de brief schrijven terwijl je volledig gestoomd, en laat het zitten voor een dag of twee voordat u het verzendt vervolgens. Naar alle waarschijnlijkheid, zal je dingen wilt herformuleren in een minder-brandbommen weg.
- 2Get to the point. Vermeld uw zaak, en geven slechts de feiten die relevant zijn. Probeer uw brief te houden op een enkele pagina, of onder ongeveer 200 woorden.
- 3Stuur kopieën van bewijsstukken. Deze kunnen omvatten kwitanties, cognossementen, kopieën van de controles u verzonden en, indien van toepassing, foto's of video. Alle documentatie moet worden opgenomen uw brief.
- 4Vermeld in het bijzonder wat uitkomst of oplossing zal u tevreden te stellen. Als u wilt dat een vervanging, een terugbetaling, of reparatie, zeg dat dan. Het zal helpen om te voorkomen dat het ontvangen van een standaardbrief of een ander stock respons, en geef de ontvanger iets om mee te werken aan hun einde.
- Als u wilt dat het bedrijf een breder probleem, staat dat ook te corrigeren, maar erkennen dat zoiets kan enige tijd duren.
- 5Weet juridische stappen niet bedreigen in je eerste communicatie. Het kan de oplossing die u uiteindelijk nodig, maar eerst stuur uw klacht brief en wachten op een reactie. Als het antwoord niet voldoende is en je wilt juridische actie voort te zetten, zie een advocaat. Hij of zij zal weten hoe verder te gaan. Juridische stappen is uw laatste redmiddel en toonaangevende met het in uw brief zet een negatieve toon en zal alle verzoeken om schadevergoeding kunt u tegelijkertijd vragen voor ontsporen. Het kan ook terugkomen om u te bijten als je bluf heet.
- 6Werken tot de commandostructuur. Elke keer als je hoger op de ladder, van Customer Rep tot toezichthouder tot directeur aan vice-president aan de CEO, hechten de correspondentie die u op het vorige niveau hebben gehad. Dit zal uw nieuwe vertegenwoordiger van het bedrijf bij te werken en heel misschien krijg de kwestie opgelost in een niet-omstreden manier.
- Als je recht naar de top, de kans groot dat de CEO is niet van plan om te weten wat je het over hebt of waarom je overstuur bent. Hij zal slechts de helft van een verhaal (van u) en als hij onderzoekt, zal niet weten wie om mee te praten.
- 7Beëindig de brief respectvol. Bedankt de ontvanger voor hun hulp, en laat hen weten hoe en wanneer ze je kunnen bereiken om de zaak op te lossen. Dit zal hen stimuleren om u te helpen.
- Sluit de brief met 'Hoogachtend,' of 'Hoogachtend, "en vermijd informele sluitingen zoals" Best, "of" Met vriendelijke groet. "
Tips
- Het indienen van uw klacht schriftelijk heeft een sterker effect dan het verzenden van het bedrijf een e-mail, fax, of een commentaar op hun blog of website. De meeste bedrijven behandelen formele schriftelijke klachten met een hogere prioriteit.
- Zorg ervoor dat uw brief bevat uw naam, adres, e-mail en telefoonnummer (thuis werken en mobiele indien mogelijk). Ook, vergeet niet te vragen om informatie van de lezer zo goed, zodat u kunt zowel de hoogte blijven van alle ontwikkelingen met betrekking tot uw klacht.
- Zweer niet. Vergeet niet dat wat je wilt is vergelding of resolutie, en beledigen je lezer niet zal bereiken dat. Indien u wilt gebruiken sterkere taal, vermijd de passieve stem en gebruik woorden die meer directe en beschrijvend. Misschien werd je geschokt of zelfs in opstand, sterkere woorden dan alleen teleurgesteld.
- Lees het over en zijn positief dat alles eerlijk, oprecht, en controleerbaar.
- Voordat je schrijft, neem de tijd en nadenken over wat er gebeurd is. Wanneer u de hele zaak hebben doordacht en weet precies wat je wilt en hoe je wilt om het te vragen, wordt u klaar om uw brief te schrijven.
- Als u het schrijven om te klagen over een bepaalde persoon, beperk uw brief aan hun tekortkomingen en niet in diskrediet de organisatie als geheel. Als u het schrijven om te klagen over een beleid van de onderneming, niet beledigen de luisteraar of de polis. Gewoon staat uw probleem en hoe u het wilt worden opgelost.
- Bewaar kopieën van alle correspondentie en de data van uw brieven werden gestuurd.
- Heb gezworen brieven van getuigen niet te sturen. In feite, als je denkt dat je de wind in de rechtbank meer dan dit, wil je misschien niet alleen de verklaring van de getuige, maar haar naam terug te houden ook. Denk er ook aan dat de rechter waarschijnlijk te kostbaar. Het is beter in de meeste gevallen tot een overeenkomst informeel, of hoogstens via arbitrage te zoeken.
- Er zijn websites consument waar u uw klacht kunt uiten evenals zien als anderen in dezelfde situatie zijn geweest met dat specifieke bedrijf.
Waarschuwingen
- Het is illegaal om een brief die taal bedreigen fysiek geweld, vernieling van eigendom, of mishandeling voor de gezondheid of de veiligheid bevat schrijven. Een bedreiging kan worden geïnterpreteerd als intimidatie en gronden voor een optreden in een rechtbank, en kunnen worden onderworpen aan sancties, variërend van boetes tot gevangenis tijd. Doe jezelf een plezier en zet bedreigingen uit het hart. Zet ze niet schriftelijk en stuur ze!