Hoe kan ik een zakelijke brief schrijven

Schrijven van uw eigen zakelijke brief

1. 1
   Weet het formaat. Ongeacht de inhoud van uw brief, visueel moet de foto hieronder lijken. Merk op dat zakelijke brieven zijn samengesteld gemeen lettertypes zoals Arial of Times New Roman, en dat zij gerechtvaardigd naar links. De meeste maken gebruik van blok alinea-indeling - dat wil zeggen, om een ​​nieuwe paragraaf, hit "return" twee keer starten en maken geen gebruik van een streepje.
   
   • Briefhoofd. Onder andere onderneming van de afzender en het adres van het bedrijf, als je zelfstandige bent of een onafhankelijke aannemer, voeg uw naam, hetzij in de plaats van de naam van het bedrijf of op de top van het. Als uw bedrijf heeft vooraf ontworpen briefpapier, gebruik deze, anders gewoon de informatie op de top van een leeg vel te typen zal volstaan.
   • Datum. Het schrijven van de volledige datum is de meer professionele keuze - ofwel "1 april 2012" of "1 april 2012."
   • Ontvanger. Schrijf je volledige naam van de ontvanger, titel (indien van toepassing), bedrijfsnaam en adres in die volgorde. Indien nodig, voorzien van een referentienummer.
   • Aanhef. De begroeting is een belangrijke indicator van respect, en welke je gebruikt hangt af van de vraag of je weet wie je bent schriftelijk aan, hoe goed je ze en het niveau van formaliteit in je relatie te leren kennen. Employ "Aan wie het aanbelangt" alleen als je niet weet wie, in het bijzonder, je bent aanpakken. Als je het schrijven van een single-geslacht-groep, gebruikt "Geachte heren / Madams", als de groep is gemengd geslacht, gebruikt "Geachte heer (s) en mevrouw (s)," houden of zich ontdoen van de "s" op basis op het aantal heren of madams. Als je niet weet dat de ontvanger goed, "Geachte heer / mevrouw" is een veilige keuze, je kan ook gebruik maken van de titel van de geadresseerde en achternaam, bijv. "Beste Dr Smith." Als je weet dat de ontvanger goed en geniet van een informele relatie met hem of haar, kan je de voornaam adres, bijvoorbeeld overwegen "Lieve Susan." Als u niet zeker bent van het geslacht van de ontvanger, typt u de hele naam, bijvoorbeeld "Lieve Kris Smith." Vergeet niet een komma na een begroeting of een dubbele punt achter "Aan wie het aanbelangt."
   • Body paragrafen. Deze zullen in latere stappen worden besproken.
   • Sluiten. Het sluiten, zoals de begroeting, is een indicator van respect en formaliteit. 'Hoogachtend' of 'Van Harte' is over het algemeen een veilige gok, ook overwegen "Hartelijk," "Hoogachtend," "groeten" en "Yours Truly." Iets minder formeel maar toch professionele sluitingen bevatten "All the best," "Beste wensen", "Met vriendelijke groet," en "Dank je." Gebruik een komma achter je sluiten.
   • Handtekening. Laat ongeveer vier lijnen leeg voor uw handtekening. Tekenen van de brief nadat je het hebt afgedrukt of, als je het via e-mail wilt verzenden, scant een afbeelding van uw handtekening en brengt het naar dit deel van de brief. Blauwe of zwarte inkt heeft de voorkeur.
   • Naam en contactgegevens. Onder uw handtekening, typt u uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en enige andere wijze van contact. Geef elk stukje informatie een eigen lijn.
   • Behuizingen. Indien u aanvullende documenten voor de ontvangers beoordeling hebt ingesloten, rekening mee dat dit een paar regels onder uw contactgegevens door op te merken van het aantal en de aard van de documenten, bijv. "Enclosures (2):. Hervatten, brochure"
2. 2
   Staking van de juiste toon. Tijd is geld, zoals het gezegde luidt, en de meeste ondernemers een hekel aan tijd verspillen. De toon van uw brief, daarom moet kort en professioneel. Maak van uw brief een snelle lezen door te duiken recht in de materie en het houden van uw commentaar kort in de eerste paragraaf. Zo kunt u altijd beginnen met "Ik schrijf u over..." en ga vanaf daar. Maak je geen zorgen met bloemrijke overgangen, grote woorden, of lange, meanderende zinnen - je intentie moet zijn om te communiceren wat er moet zo snel en schoon mogelijk te worden gezegd. Om uw exemplaar te scherpen, vermijd passieve werkwoorden en probeer niet te editorialize. Bij het schrijven van het lichaam van uw brief, rekening houden met de "7 C's":
   
   • Worden duidelijk: Laat uw lezer precies weet wat je probeert te zeggen. Uw lezer zal alleen snel te reageren als uw betekenis is glashelder. In het bijzonder als er een resultaat of de actie moet genomen vanwege uw brief, staat wat het is.
   • Wees conversatie: De brieven worden geschreven door mensen voor mensen. Vermijd standaardbrieven indien mogelijk - je kunt een relatie met ingeblikte onpersoonlijke brieven niet bouwen. Echter, blijf weg van omgangstaal of jargon zoals "u weet," "Ik bedoel" of "wil". Houd de toon zakelijk, maar wel vriendelijk en behulpzaam.
   • Wees hoffelijk: Zelfs als je schrijft met een klacht of probleem, dan kunt u hoffelijk zijn. Denk aan de positie van de ontvanger en het aanbod te doen wat je kunt, binnen reden, te meegaand en behulpzaam.
   • Wees beknopt en to the point: Bij het ​​schrijven van een zakelijke brief, leg uw positie in zo weinig mogelijk woorden.
   • Correct zijn. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat u de feiten recht alvorens ze schriftelijk. Controleer uw spelling en grammatica, ook, of iemand check ze voor u.
   • Te overtuigen Waarschijnlijk het doel van uw brief is om uw lezer te overtuigen om iets te doen:. Gedachten veranderen, corrigeren van een probleem, stuur geld of actie ondernemen. Maak uw zaak.
   • Te voltooien. Laat noodzakelijke informatie niet weglaten.
3. 3
   Wrap it up. In de laatste paragraaf, een samenvatting van uw punten en duidelijk overzicht van zowel uw geplande cursus van actie of wat u verwacht van de ontvanger. Merk op dat de ontvanger kan contact met u opnemen met vragen of problemen, en bedanken voor zijn of haar aandacht op de letter / zaak bij de hand.
   
4. 4
   Controleer de spelling en grammatica. Presentatie is een belangrijk onderdeel van zijn professionele. Zorg ervoor dat de ontvanger gemakkelijk in staat zal zijn om u zo goed in staat en verantwoordelijk te zien door uw brief te bewerken voor fouten. Run spellingcontrole op uw tekstverwerker, maar geven ook de brief een uitvoerig lezen voordat u het verzendt.
   
5. 5
   Post de brief. Stuur de e-mail of, als u de brief via de post verstuurt, vinden een schone envelop. (Indien beschikbaar, gebruikt u een met het bedrijfslogo erop gedrukt.) Netjes print uw retouradres en het adres van de ontvanger. Als u het gevoel dat uw handschrift is rommelig en niet overeenkomt met uw professionele persona, typt u de adressen in uw tekstverwerker nx. Vouw de brief in drieën, zodanig dat je de bovenste flap, dan is de bodemklep ontvouwen. Zorg ervoor dat je brengt voldoende gefrankeerd, en stuur het op.