Wkonl

Hoe maak je een business continuity plan te maken

Een Business Continuity Plan (BCP) is de minst dure verzekering elk bedrijf kan hebben (vooral voor kleine bedrijven, zoals het kost vrijwel niets om te produceren). Het beschrijft hoe de medewerkers zullen in contact blijven en hun job te doen in geval van een ramp of noodsituatie, zoals een brand in het kantoor. Helaas zijn veel bedrijven nooit de tijd nemen om een ​​dergelijk plan te ontwikkelen.

Hier ziet u voorgesteld stappen en overwegingen, in een verkorte manier voor kleine bedrijven om een BCP dat hun kansen op voortgezette activiteiten tijdens of na rampen aanzienlijk zal verbeteren creëren. Ontwikkeling van een BCP voor grotere bedrijven is niet onder het toepassingsgebied van dit document.

Business Continuity Plannen worden soms aangeduid als Ramp Recovery Plans (DRP) en de twee hebben veel gemeen. Maar een DRP moet afgestemd zijn op het herstellen na een ramp terwijl een BCP laat zien hoe om te blijven ondernemen totdat herstel is bereikt. Beide zijn zeer belangrijk en worden vaak gecombineerd in een enkel document voor het gemak.

Stappen

Hoe maak je een business continuity plan te maken. Identificeren die kunnen thuiswerken.
Hoe maak je een business continuity plan te maken. Identificeren die kunnen thuiswerken.
  1. 1
    Documenteren interne stafpersoneel en backups. Dit zijn mensen die posities zonder welke uw bedrijf absoluut niet kan functioneren vullen - maak de lijst zo groot als nodig is, maar zo klein mogelijk.
    • Bedenk welke job functies zijn kritisch nodig, elke dag. Denk na over wie die posities vult als de primaire taak-houder is op vakantie.
    • Maak een lijst van al die individuen met alle contactgegevens, waaronder zakelijke telefoon, telefoon thuis, mobiele telefoon, pager, zakelijke e-mail, persoonlijke e-mail, en andere mogelijke manier om contact met hen in een noodsituatie waarbij normale communicatie niet beschikbaar zou kunnen zijn.
  2. 2
    Identificeren die kunnen thuiswerken. Sommige mensen in uw bedrijf zou kunnen zijn perfect in staat om zaken vanuit een kantoor aan huis. Zoek uit wie wel en wie niet.
    • Je zou kunnen overwegen ervoor te zorgen dat uw kritische medewerkers (die in stap 1) kan alle thuiswerken indien nodig.
  3. 3
    Documenteren externe contacten. Als je kritische leveranciers of aannemers, bouw een speciale lijst met contactpersonen die een beschrijving van het bedrijf (of persoon) en alle andere absoluut kritiek informatie over hen, waaronder stafpersoneel contactinformatie bevat.
    • Opnemen in uw lijst met mensen zoals advocaten, bankiers, IT consultants... iemand die u nodig heeft om te bellen om te helpen met verschillende operationele zaken.
    • Vergeet niet nutsbedrijven, gemeentelijke en de gemeenschap kantoren (politie, brandweer, water, ziekenhuizen) en het postkantoor!
  4. 4
    Document kritische apparatuur. Personal computers bevatten vaak belangrijke informatie (heb je wel off-site back-ups, niet?).
    • Sommige bedrijven kunnen niet functioneren, zelfs voor een paar uur zonder een faxapparaat. Denk je sterk afhankelijk van uw kopieermachine? Heeft u speciale printers die u absoluut moet hebben?
    • Vergeet software - die vaak worden beschouwd essentieel apparaat vooral als het gespecialiseerde software of als het niet kan worden vervangen.
  5. 5
    Identificeer belangrijke documenten. Statuten en andere juridische documenten, rekeningen van nutsbedrijven, bankgegevens, kritische HR-documenten, het bouwen van lease papieren, belastingaangiften... je nodig hebt om alles te delen die nodig is om uw bedrijf opnieuw te beginnen zou zijn te hebben.
    • Vergeet niet, zou je te maken krijgt met een totale faciliteit verlies. Wil je weten wanneer de lening te betalen op uw bedrijf voertuigen? Aan wie denk je betaling voor uw e-mail diensten sturen?
  6. 6
    Identificeer contingency apparatuur opties. Als uw bedrijf gebruik maakt van vrachtauto's, en het is mogelijk de vrachtwagens zou kunnen worden beschadigd in een gebouw brand, waar zou je vrachtwagens huren? Waar zou je computers huren? Kunt u een business service uitlaat te gebruiken voor kopieën, faxen, printen, en andere kritische functies?
  7. 7
    Identificeer je contingency locatie. Dit is de plek waar je zaken te doen, terwijl uw primaire kantoren zijn niet beschikbaar.
    • Het kan een hotel te zijn - velen van hen hebben zeer goed uitgeruste zakelijke faciliteiten die u kunt gebruiken. Het is misschien een van uw aannemers 'kantoren of het kantoor van uw advocaat.
    • Misschien telewerken voor iedereen is een haalbare optie.
    • Als je wel een geïdentificeerde tijdelijke locatie, onder andere een kaart in uw BCP. Waar het ook is, zorg ervoor dat je alle nodige contactgegevens (inclusief namen van personen).
  8. 8
    Maak een "how-to". Het moet stap-voor-stap instructies over wat te doen, die het moet doen, en hoe omvatten.
    • Lijst van alle verantwoordelijkheid en noteer de naam van de persoon toegewezen. Ook het omgekeerde doen: Voor elke persoon, een lijst van de verantwoordelijkheden. Op die manier, als je wilt weten wie verondersteld wordt de verzekeringsmaatschappij bellen, kunt u opzoeken "Verzekeringen." En als je wilt weten wat Joe Doe mee bezig is, kunt u kijken onder "Joe" voor die informatie.
  9. 9
    Zet de informatie bij elkaar! Een BCP is nutteloos als alle informatie over wordt verspreid op verschillende plaatsen. Een BCP is een referentiedocument - het moet allemaal samen worden gehouden in iets als een 3-ringband.
    • Maak tal exemplaren en geef aan elk van uw personeel op sleutelposities.
    • Houd meerdere extra exemplaren bij een off-site locatie, thuis en / of in een kluisje.
  10. 10
    Communiceren. Zorg ervoor dat iedereen in uw bedrijf kent het BCP.
    • Houd verplichte trainingen voor elke werknemer of ze op de kritieke lijst of niet. Je wilt niet dat uw niet-kritische medewerkers rijden door een ijs storm om naar een gebouw dat is beschadigd door vuur vervolgens af wat nu te doen.
  11. 11
    Test het plan! Je hebt echt goede ideeën neergezet, geaccumuleerde al uw gegevens, geïdentificeerd contingency locaties, vermeld uw personeel, contacten en dienstverlenende bedrijven, maar kunt u het af te trekken?
    • Kies een dag en laat iedereen weten wat er gaat gebeuren (met inbegrip van uw klanten, aannemers en leveranciers), dan op die ochtend, doen alsof je kantoorgebouw is vernietigd. Maak de oproepen - ga naar de contingentie website.
    • Een ding dat je zal zeker leren in de test is dat je niet hebt gekregen het allemaal precies goed. Wacht niet tot een ramp te achterhalen wat je moet de volgende keer anders doen. Voer de test.
    • Als je geen grote veranderingen te maken, start het opnieuw een paar maanden later. Zelfs nadat u een solide plan, moet u jaarlijks testen.
  12. 12
    Plan om het plan te wijzigen. Ongeacht hoe goed je plan is, en ongeacht hoe soepel je testritten, is het waarschijnlijk zullen er gebeurtenissen buiten uw plan. Het hotel dat u wilt gebruiken voor uw onvoorziene site is het hosten van een enorme conventie. Je kan niet in de bank, omdat de ramp gebeurde op een bank vakantie. De macht is in je huis. De kopieermachine bij de zakelijke dienstverlening onderneming is gebroken. Uw IT-consultant is op vakantie.
  13. 13
    Beoordelen en te herzien. Elke keer als er iets verandert, werken alle kopieën van uw BCP.
    • Laat het nooit uit te komen datum. Een out-of-date plan kan erger dan nutteloos zijn: het kan zorgen dat u zich veilig wanneer je bent zeker niet veilig.

Tips

  • Prepaid mobiele telefoons zijn een goedkope optie voor noodcommunicatie. Mobiele telefoons zal stoppen met werken in sommige rampen, dus het overwegen van een satelliet communicatiesysteem kan uw vermogen om te communiceren beschermen.
  • Heb een weer plan voor uw medewerkers met een nummer dat ze kunnen bellen om een ​​update over de voorwaarden te krijgen. Kijken naar een aantal van de nieuwe Internet-telefoon-diensten die een voicemailbericht te bieden.
  • Bovendien, het verzenden van SMS-berichten naar Twitter is een goedkoop middel om noodcommunicatie bij vaste lijnen en mobiele telefoons niet werken. Zorg ervoor dat iedereen in het kantoor heeft een account en kent de handgrepen van personeel.
  • Houd uw BCP uit en zichtbaar zodat iedereen ziet het vaak - op die manier, zal het idee van bedrijfscontinuïteit blijven op de geest van iedereen.
  • Het bindmiddel je gebruikt voor je BCP moet zeer onderscheidend - helder, neon oranje is een goede kleur.
  • Alle kritische personeel moet een kopie van het BCP te houden. Het is geen slecht idee om een ​​in uw auto te houden.
  • Volgens FEMA, vuur is de meest voorkomende gevaar voor kantoren. Zorg ervoor dat deze situatie wordt behandeld in uw BCP.

Waarschuwingen

  • Vertrouw niet op een brandvrije kluis om uw computer media op te slaan. De meeste brandwerende kluizen zijn ontworpen voor papier, een cd, dvd, floppy disk of een magneetband zal smelten. Krijg een media veilig voor deze items. Beter nog, slaan data off-site!
  • Maak geen illegale kopieën van belangrijke software. Zelfs als je dat (vaak kun je niet) kunnen doen, zouden ze niet werken, en je kan ernstige juridische problemen voor jezelf te creëren. Contact op met uw softwareleverancier als u niet begrijpt uw ​​mogelijkheden.
  • Heeft uw plan niet distribueren aan mensen die geen behoefte hebben om het te hebben. Uw BCP zullen gevoelige en veilige informatie die kan worden gebruikt door een ontevreden werknemer wegens ongepaste doeleinden bevatten.