Het schrijven van een formele brief is een serieuze zaak. Elke brief zal uiteraard van invloed op de perceptie van je mensen, maar een officiële brief zal laten projecteren een kalme, zelfverzekerde persoonlijkheid. Het is een voorstelling van wie je bent om mensen die je niet kunt zien. Een formele brief geschreven kan worden voor bijna elke reden, maar voorkomende toepassingen zijn juridisch / zakelijk advies, public relations outreach, en persoonlijke zaken. Hier ziet u hoe een formele brief schrijven.
Stappen
- 1Schrijf uw adres en telefoonnummer op de linkerkant van de pagina. Begin met het adres (of postbus), vervolgens de straatnaam, stad en land, gevolgd door de postcode. Vermeld uw telefoonnummer eronder.
- In gevallen waarin u een bedrijf, dan kunt u uw logo en adres recht te zetten in het midden van de pagina. Zorg ervoor dat het centrum het zo dat het lijkt uniform.
- 2Een lijn onder dat (twee harde returns), plaatst u de datum direct onder adres van de afzender. De datum is om twee redenen:
- Als je probeert om de persoon of organisatie om een taak te voltooien in een tijdig (stuur een salaris, vast een bestelling, enz.) te krijgen, zal het hen een tijdsbestek om mee te werken.
- Als u een kopie van de brief te bewaren om juridische redenen of nageslacht, de datum is absoluut noodzakelijk.
- 3Een lijn onder dat (twee harde returns), typt u de naam van de ontvanger, de titel, en het adres.
- 4Geef de persoon met wie je het aanpakken van een begroeting. "Geachte heer / mevrouw" werkt prima, of als u de naam van de persoon te leren kennen, pakken ze direct; er echter voor zorgen dat je ze formeel aan te pakken met behulp van "Openbaring", "Dr", "meneer", "Mrs. ", of" mevrouw ", en onder hun volledige naam, indien bekend.
- 5Schrijf het lichaam van de brief. Het lichaam van de brief hoeft niet meer dan drie alinea's. Als je niet kan zeggen dat het in minder dan drie alinea's, dan ben je waarschijnlijk niet genoeg zijn beknopt.
- In de eerste paragraaf, de reden of het doel van de brief. Rechte snede aan de jacht.
- In de tweede paragraaf, gebruikt voorbeelden om je punt te benadrukken of onderstrepen, indien mogelijk. Beton, echte voorbeelden zijn altijd beter dan hypothetische voorbeelden.
- In de laatste paragraaf, kort uw doel samenvatten schriftelijk en suggereren hoe je zou willen om verder te gaan.
- 6Aanmelden van uw brief met de juiste aanhef. Laat ruimte tussen uw begroeting en uw naam afgedrukt voor een handtekening, indien mogelijk.
- "Hoogachtend," "Met vriendelijke groet," en "Best," zijn allemaal geschikt.
- Eindig met je titel onder uw gedrukte naam.
Tips
- Er is nooit enige behoefte aan misbruik in een formele brief. Je kan stevig zijn, maar draaien angry.Be hoffelijk, zelfs als uw brief moet je woede of ontkenning en dis-bevestiging naar iets tentoonstellen.
- Typ uw brief alstublieft. Het is netter en meer professionele (en er is spellingcontrole).
- Probeer niet om poëtische wax in een formele brief. Bijvoorbeeld wanneer u het schrijven van een sollicitatiebrief niet loven jezelf te veel tot het punt waar het is ongelooflijk. De brief moet als trouwens mogelijk.
- Precies te zijn, duidelijk en beknopt in uw schrijven. Ook rekening houden met de tijd die de lezer om uw brief te begrijpen. Wat is het doel van uw brief op zijn vroegst, terwijl het houden van uw toon professional.
Waarschuwingen
- Hieronder zijn een aantal essentiële punten in gedachten te houden, terwijl een formele brief is geschreven
- Wees respectvol op hetzelfde moment, het duidelijk maken met tijdlijnen wanneer u verwacht wat actie in antwoord op uw brief. Vergeet niet om het sluiten van lijnen moet een samenvatting van de reden voor de brief over te brengen.
- Controleer taal en grammatica - Grammaticale en spelfouten maken een indruk over de schrijver en dus zorg ervoor om dubbel te controleren voor dergelijke fouten. Kennis te nemen van de zin formaties en houden de taal eenvoudig. Schrijf woorden in volle plaats, waaronder de huidige terminologie eenvoudiger voor mobiele telefoons en internet!