Praten over de telefoon kan gemakkelijk zijn, maar het beoefenen van goede telefoon etiquette is veel moeilijker.
Stappen
- 1Zeg "hallo? ' als je pick-up. Als het niet uw eigen telefoon thuis zeggen: "Hallo, (achternaam) residence, mag ik vragen wie er belt? '. Sommigen voelen een vriendelijke 'Hallo?' is OK, maar anderen willen de plek aan te pakken. Zie wat je past.
- 2Probeer te vermijden dat iemand in de wacht. Als het gebeurt dat u niet in staat om de persoon die ze proberen te bellen binnen 30 seconden tot een minuut van ze op te houden te vinden zijn, excuses in een rustige en beleefde toon van de stem, "Het spijt me, John is op dit moment niet beschikbaar. Wil je dat ik een boodschap aannemen en hebben John bellen u terug, (bellers naam)? '
- 3Als de persoon die ze proberen te bellen niet beschikbaar is, zeg dat dan. Een goede manier is om te zeggen: "Ze zijn niet in staat om aan de telefoon komen, wil je dat ik een boodschap aannemen?"
- 4Als u wilt bellen, je naam als je op zoek bent naar andere dan de persoon die opgepikt iemand. "Dit is Jane, (staat uw relatie tot de persoon die belt: vriend, klasgenoot, enz.)? Mag ik naar John spreken" Zeg het in een rustige, beleefde toon van de stem.
- 5Introduceer jezelf met, "hello, mijn naam is Jane en ik heb dit nummer van john, ik bel over..." als de persoon die tot pikt niet weet je.
- 6Altijd eindigen met, "dank u - Good bye."
Tips
- Glimlachen terwijl het spreken over de telefoon kan uw stem een vriendelijker toon te geven, zelfs in formele gesprekken.
- Vragen: "Hoe kan ik u helpen? ' in plaats van "Kan ik u helpen? '. De tweede vraag is goed beantwoord met een 'ja', wat zal leiden tot een lastige pauze, waarna je zult nog steeds om hen te vragen hoe je ze kunt helpen.
- Als je op het werk, is het gebruikelijk om te zeggen dat de naam van uw bedrijf wanneer u de telefoon opneemt, gevolgd door een aanbod voor hulp. Bijvoorbeeld: ". Goedemiddag, kantoor John Meyer's Hoe kan ik u helpen? '
- Bij het nemen van een bericht, zorg ervoor om de eerste en laatste naam van de persoon te krijgen. Wanneer u naar beneden het nummer, herhaal het terug naar hen te bevestigen dat je het goed gehoord. Vraag om informatie te herhalen, maar niet meer dan twee keer. Je bent voorzichtig en u de zorg dat de ontvanger heeft geen mix-ups. De beller zal waarderen dat.
- Veronderstel niet iedereen heeft beller-ID of dat een vriend je stem herkent. Mensen klinken anders aan de telefoon.
- Als u degene bent die de oproep, een uitstekende stap is om jezelf te identificeren meteen - als je iemand bent die uw ontvanger zal willen praten. "Dit is John Smith bellen voor Roy Jones. Is hij beschikbaar?"
- Als u het maken van de oproep, de naam van het bedrijf, zelfs als u belt iemand die je net gesproken. Bijvoorbeeld "Hallo, dit is Josh met JM Law Associates". Gewoon "Dit is Josh" kan laat mensen verward over wie ze spreken om.
- Houd een pen een papier bij de hand om aantekeningen te maken. Het is onbeleefd om iemand te vragen om te wachten terwijl je gaat scheuren door het huis op zoek naar schrijfgerei. Dit geldt vooral als je praat met een zakelijk contact. Je wilt niet dat ze je een ongeorganiseerd, fly-by-night soort outfit denken.
Waarschuwingen
- Als u problemen ondervindt bij het horen van de persoon, laat ze weten. Kans groot dat u zal praten luider dan normaal als dit gebeurt en u niet wilt dat ze denken dat je schreeuwen.
- Terwijl het vertellen van iemand die je niet kunt horen ze niet schreeuwen. Ze kunnen waarschijnlijk hoor je prima.