Als je net als de gemiddelde persoon, heb je minstens een archiefkast in uw huis of kantoor, en het is waarschijnlijk niet zo georganiseerd als je zou willen. Zelfs als je bestandssysteem lades uit rommelige stapels papieren, kan dit artikel je helpen de rommel geconfronteerd, duidelijk uit onnodige rommel, en maak al uw papierwerk gemakkelijker te vinden.
Stappen
- 1Denk na over hoe u wilt dat uw bestand lades worden georganiseerd. Als een systeem opkomt-facturen in een lade, fiscale informatie in een ander, et cetera-maken aantekeningen op een pad van papier.
- 2Door elke lade een voor een, die een korte lijst van de inhoud. Als u al bestanden opgezet, noteer de namen van de bestanden en hun inhoud.
- 3Zoek een schone werkplek, zoals een bureau of tafel en neem een voorlopige blik door alle losse papieren. Start het sorteren van de kranten in stapels op basis van hoe je zou willen dat ze georganiseerd: credit card rekeningen in een stapel, onkostendeclaraties in een ander, enzovoort. Dit is een goed moment om vernietiging van out-of-date artikelen voor opslag of versnipperen.
- 4Zodra alle ongesorteerde items zijn gescheiden, voeg eventueel nieuwe categorieën aan je lijst.
- 5Kijk goed naar je lijst en beslissen over de meest geschikte wijze van organisatie voor u, uw kantoor of uw huishouden. Voor werkbestanden, wilt u misschien een bestand voor elk project of afdeling, voor persoonlijke bestanden, zou je ze scheiden naar type factuur. Houd in gedachten dat je misschien wilt sub-organiseren artikelen per maand of jaar.
- 6Maak een nieuwe, schone lijst met bestanden die u nodig hebt om het etiket. Zet elke lade op een aparte pagina. Aan de linkerkant van de pagina, de lijst van "categorie" bestanden, deze worden meestal opknoping mappen. Aan de rechterkant van de pagina, een lijst van de afzonderlijke bestanden die u wilt in elke categorie, deze zijn meestal Manilla mappen. Bijvoorbeeld, een opknoping bestand genaamd "Credit Card Bills" zou kunnen mappen met het label "Master", "Visa," en "Gas-kaart hebben," of je zou bestanden gelabeld hebben "Rekeningen 2005," "Rekeningen 2004," en ga zo maar door.
- 7Zorg ervoor dat u alle benodigdheden die u nodig hebt. Een reeks van opknoping bestanden gecombineerd met manilla bestanden, allemaal duidelijk gelabeld, is een geweldige manier om elk bestand systeem te organiseren. Ga naar een kantoorboekhandel en pak de juiste grootte bestanden samen met uw keuze van bestandsmap labels.
- 8Uittypen en / of print uw bestand labels. Breng de labels aan de opknoping mappen en Manilla bestand mappen.
- 9Ga door je bestand te laden, een voor een, en zet in de nieuwe lege bestanden in alfabetische volgorde. Nu legen al uw oude bestanden en zet het papierwerk op de juiste plaats. Doe hetzelfde voor elke losse papieren.
- 10Zet een passend etiket aan de buitenkant van elk bestand lade en gooi alle nare oude mappen. Nu je klaar bent!
Tips
- Wees geduldig als je problemen hebt het vinden van dingen op het eerste. U kunt altijd afdrukken van een lijst met bestanden en kleef ze aan de zijkant van de kast.
- Als u zich zorgen over te weten waar re-bestandssysteem van uw mappen, kunt u een tweede lijn op de map bestand in een kleinere lettergrootte bedrijf die opknoping bestand het gaat inch Sommige voorverpakte etiketteersystemen bieden deze mogelijkheid in hun software.
- Je hoeft niet alles te dienen meteen te worden georganiseerd. Houd een in-lade op je bureau of in de buurt van uw archiefkast voor items moet worden ingediend, en duidelijk het uit een keer per week of wanneer het vol krijgt.
- Deze stappen werken goed voor het indienen van documenten op uw computer, ook!
- Wees niet bang voor het opzetten van verschillende archiefsystemen op verschillende manieren. Uw thuiskantoor bestanden hebben niet de zelfde opstelling als uw werkbestanden hebben.
- Als je de ontwikkeling van uw systeem voor de organisatie, erachter te komen hoe vaak je nodig hebt om de items te gebruiken in uw archiefkast. Zet de bestanden die u het meest gebruikt in de voorkant van de lade of in een gemakkelijk toegankelijke locatie. Je zou zelfs willen een deel van uw bestand lade specifiek gewijd aan het werk in uitvoering.
Waarschuwingen
- Bij losse papieren beginnen te stapelen, niet zomaar lukraak beginnen met het maken van nieuwe bestanden, dat is de weg naar chaos en desorganisatie. Controleer eerst of het bestand nog niet bestaat.
- Als u een nieuw bestand nodig, stoppen om te denken aan de meest logische plaats om het te zetten, in plaats van alleen vulling in de eerste lade die u opent.