Elk kantoor die zich presenteert aan het publiek op enige wijze is een gezicht het publiek te voldoen. Hoewel uitstekende communicatie via de telefoon en per e-mail zijn belangrijk voor het personeel van de receptie, het is de face-to-face communicatie, dat een receptioniste van een Customer Service Representative onderscheidt. Vaak, wanneer een persoon (leverancier, verzoekster, lid van de gemeenschap) komt uw werkplek, het eerste wat ze zullen zien is de receptioniste-en eerste indrukken zijn altijd belangrijk.
Stappen
- 1De juiste kleding. De neiging om de conservatieve, tenzij je ergens werkt waar mode, trendy, of andere factoren op de voorgrond worden geschoven. Er netjes, professioneel, en de algehele toonbaar. Zorg ervoor dat u altijd de praktijk goed persoonlijk.
- 2Heb telefoonnummers handig. (Heel veel) dwz co-werknemers, werkgevers, aannemers, leveranciers, nood telefoonnummers, etc. Je zal ze moeten allemaal op een punt of een ander. Houd de telefoonnummers georganiseerd op een Rolodex of geschikt computerprogramma.
- 3Zijn. Wees respectvol. Behandel iedereen zoals ze zijn de belangrijkste persoon die die dag heeft gelopen in het kantoor. Dit is jouw taak-niemand geeft over hoe je kwam vast te zitten in het verkeer vanmorgen, hoe je verpest je gloednieuwe handtas, of zelfs hoe u uw favoriete cd kwijt. Verlaat persoonlijke zaken thuis. (Zelfs als je niet van hun boodschap of de manier waarop ze brengen het-fake it respecteren)
- 4Heb een houding.. Het is jouw taak om te verschijnen blij en vriendelijk. Mensen zullen meer comfortabel met je te praten als je ze laten zien dat je helemaal tevreden bent met hen te spreken. Maken van kleine praten met bezoekers is oke, zolang het niet interfereert met telefoontjes of andere plichten.
- 5Als iemand nog steeds onredelijk, een manier vinden om de situatie te verspreiden. Als je echt hebben geluisterd naar hen, en getoond hen respect, zullen ze niet boos zijn op u-alleen de situatie. U zult dan in staat zijn om ze direct aan een partij die hen kunnen helpen of te verlichten hun zorgen. Nooit verhogen uw stem of boos, maar ook niet vergeten dat je er niet te worden misbruikt.
- 6Geven goede aanwijzingen. Ken uw buurt en de locaties van nabijgelegen badkamers, restaurants, bezienswaardigheden, parkeerfaciliteiten, snelweg op hellingen, en dergelijke.
- 7Bezig te houden. Een receptionist is altijd op de taak, en zorgt ervoor dat hij / zij beschikt over goede organisatorische vaardigheden. Als je niets te doen-GET iets te doen! Kijk of uw andere collega's hebben hulp nodig, etc.
- 8Zodra iemand het kantoor binnenkomt, richt je aandacht op hen, onmiddellijk, en geef ze een aangename begroeting. Iets om het effect van "Goedemorgen meneer / ma 'am, welkom op _______," en dan-"Ben je hier om ____ zien?" werkt goed. Het is uw taak om te weten wie binnenkomt en wie vertrekt.
- 9Beantwoord de telefoon beleefd met een standaard begroeting, zoals "goede morgen, dank u voor het bellen ons bedrijf, mijn naam is ___, hoe kan ik u doorverbinden? Controleer of de telefoon wordt beantwoord op de eerste of tweede ring. Niet mensen houden over te houden voor meer dan een minuut. (Het is langer dan je misschien denkt.)
- Luister aandachtig naar de naam van de persoon die de beller vraagt. Herhaal terug naar beller indien nodig. Mobiele telefoons vaak vervormen geluiden. Schrijf de naam van de persoon aan wie de oproep is gericht indien uitspraak is moeilijk.
- Richt het gesprek beleefd met een standaardzin zoals "Een moment alstublieft voor de heer Smith." Of als die persoon aan de telefoon, "Het spijt me, meneer Smith is op de telefoon op het moment. Wil je wachten in de wacht of wilt u hem laat dan een voicemailbericht?" Beleefd bedanken hen en de oproep direct dienovereenkomstig.
- 10Voor bezoekers die naar de receptie komen, begroeten ze met een glimlach en een standaard begroeting zoals "hallo. Hoe kan ik u helpen?" Zeg niet: Hoe kan ik u helpen? Dit is oneigenlijk gebruik grammatica. Klanten en opdrachtgevers inderdaad opmerken slechte grammatica.
- Nadat de bezoekers identificeren wie ze zijn en wie ze zoeken, contact opnemen met die persoon en laat hem / haar weten wie er is. Een standaard juiste uitdrukking is "Mr Smith, Mr Jones van XYZ Corporation is hier om je te zien voor zijn 2:00 afspraak." Krijg altijd een voor-en achternaam en de naam van de organisatie zijn ze uit. Het is nuttig om te vragen of ze een afspraak met de heer Smith. De heer Smith zal u instructies geven over waar te bezoeker wachttijd en voor hoe lang geven. U kunt dan zeggen bezoeker "Mr Smith zal met u zijn in een moment." of "Mr Smith zei dat hij afwerking tot een vergadering en zal met u in 5 minuten. Je mag een stoel te hebben. Dank je wel."
- 11Greet bezorgers met dezelfde professionaliteit en beleefdheid als elke andere bezoeker. U kan nodig zijn om te tekenen voor leveringen. Zorg ervoor dat uw handtekening is leesbaar. Bezorgers kunnen aanwijzingen waar te packages vertrekken nodig. Zorg ervoor dat u contact met geschikte medewerkers voor dergelijke zaken.
- 12Als werknemer, als de baas je vraagt om iets bijzonders doen, beleefd mee eens en te volgen. Uitstekende receptionisten maken hun bazen lijken uitstekend.
Tips
- Vergeet niet wie je salaris ondertekent en respecteer ze ten alle tijden.
- Vraag collega's of ze helpen met iets nodig hebt. Beter om vrienden te maken door te helpen dan vijanden door te klagen.
- Vergeet niet om altijd een aangename houding en te glimlachen.
- Houd persoonlijke zaken uit de buurt van uw omgeving - dit omvat mobiele telefoontjes en e-mails. IT-afdelingen kunnen en zal het scherm computer activiteiten.
- Wees altijd bereid om een nieuwe taak te leren of doen een alledaagse taak. Veelzijdigheid gaat een lange weg.
- Herinneren wat uw rol is te allen tijde. U mag het eerste aanspreekpunt van mensen buiten uw bedrijf of organisatie.
- Het hebben van organisatorische vaardigheden is erg belangrijk. Wordt georganiseerd zal u helpen het kantoor efficiënt te kunnen werken en het laat je om effectief al je gedaan in een tijdige manner.Having "om taak uit te voeren" een op lijst voor de dag te doen, week, etc zal helpen.
- Wees niet afwijzend, ervoor zorgen dat je goed luistert naar alles.
- U kunt gevraagd worden om andere taken en zoals het invoeren van specifieke gegevens, verspreiden faxen of vullen van enveloppen of een hele reeks van andere functies, afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de aard van het bedrijf uit te voeren.
- Niet een know-it-all zijn.
- Zorg ervoor dat je schrijft op berichten in detail en lees over wat je hebt geschreven en vooral bij het nemen van een bericht, herhaalt u het bericht af en contact info die je zo werden gegeven die u kunt ervoor zorgen voordat u ophangt of u over de juiste informatie door te sturen.
- Behandeling van de post is meestal onderdeel van een receptie baan, uit te vinden waar het gaat, wie zal het brengen, en wanneer, op je eerste dag.
- Luister aandachtig te allen tijde.
- Iemand vinden om het bureau te nemen voor badkamer pauzes, vergaderingen, vakantie, lunches, etc. Op deze manier voorkom je te hebben boze mensen voor u klaar als u terugkomt.
- Wees aardig voor managers, zien of je ze kan helpen met extra taken tijdens uw vrije tijd.
- Schrijf messsages in een duplicaat boek en geef een exemplaar aan de persoon die het bericht voor. Of gebruik een dagboek, dat is makkelijker om terug te verwijzen naar, in het bijzonder om een naam of nummer te bellen.
Waarschuwingen
- Draag geen aanmatigend cologne of parfum of make-up.
- Eet voedsel nooit op uw bureau. Het is onmogelijk om de telefoon met een mondvol beantwoorden.
- Krijgen nooit in een ruzie met een beller of bezoeker. Route ze naar een supervisor.
- Nooit zeggen: "Ik doe niet aan XYZ." Je zult uit zijn van een baan sneller dan krijg je tot Z.
- Niet 'nep' aardig zijn. Mensen kunnen recht doorheen kijken. In plaats daarvan, zijn oprecht geïnteresseerd, beleefd, respectvol. Als je niet kunt doen dit-niet werken bij een receptie. Je zal omlaag brengen van de reputatie van uw bedrijf. Vind een kantoorbaan waar je uit kunt blijven van het publieke oog.
- Klagen nooit of laat collega's weten dat je vervelen.
- Niet maken dat de eerste indruk is de laatste indruk.
- Heb casual kleding, beachwear of suggestieve kleding dragen.