Het vooruitzicht van bewegende kantoor lijkt misschien ontmoedigend. Maar het is gewoon een proces, en net als elk proces, kan worden opgesplitst in een reeks eenvoudige taken en controles. Door het volgen van deze stappen, kunt u ervoor zorgen dat uw kantoor verhuizing is op tijd, om de begroting en probleemloos.
Stappen
- 1Evalueer uw behoeften en de huidige situatie: Je moet duidelijk zijn over het doel van uw kantoor verhuizing (bijv. lease break, leasen verstrijken, geplande groei of krimp) te zijn om aan uw wensen en map definiëren van de juiste kantoor verhuizing plan. Er zijn een aantal grote beslissingen die moeten worden overeengekomen als uitgangspunt en die de basis van de latere planningsproces zal vormen, met inbegrip van de gegevens van de bestaande lease-en opzegtermijn en uw huidige verplichtingen en aansprakelijkheden.
- 2Wees duidelijk over uw wensen: Een duidelijk inzicht in het begin van uw fundamentele strategische en operationele eisen zal de hele bewegende kantoor proces soepeler verlopen - en bespaart tijd. Niet te veel zorgen te maken over de technische details (zoals dat is onderdeel van het advies van de externe eigenschap verhuizing professionals). Echter, moet u beschikken over een globaal idee en consensus van de beslissers over de belangrijkste bestuurders van het kantoor verhuizing, waaronder:
- Waar u wilt verplaatsen naar;
- hoeveel ruimte je nodig hebt, wanneer u het nodig om in door;
- wat de belangrijkste functies u uw nieuwe kantoor te hebben moet;
- wat uw geplande zakelijke doelstellingen (inclusief groeiplan) de verhuizing moet voldoen;
- en het type en de lengte van het huurcontract u wilt.
- 3Bouwen van de juiste kantoor verhuizing projectteam: Een kantoor verhuizing is een grote onderneming en een gezamenlijke inspanning nodig is voor een succesvol resultaat. Het samenstellen van het juiste projectteam is kritisch en moeten mensen die zullen helpen faciliteren van alle aspecten van de verhuizing zijn. Het zal nodig hebben om zowel interne als externe leden. Een projectleider moet de leiding over de verhuizing proces worden gezet, zodra de beslissing om het kantoor te verplaatsen is gedaan. Deze persoon moet over voldoende tijd te besteden aan het kantoor verhuizing project en moeten:
- hebben het vertrouwen van het senior management;
- de bevoegdheid om op te treden namens de vennootschap;
- zijn senior genoeg om te kunnen om beslissingen te nemen;
- wel een goede organisator van mensen en processen;
- hebben ervaring van het opzetten en werken binnen budgetten;
- en een goede communicator.
- 4Vroeg beginnen: Er is veel te doen, dus hoe eerder je begint, hoe groter de kans op het bereiken van de soepele beweging van uw bedrijf verwacht. Het is onmogelijk om te ver vooruit te plannen. Zodra de projectleider is aangesteld, moet het werk beginnen. Je moet beginnen met het bekijken van uw opties 9-18 maanden voorafgaand aan uw lease verlopen, ongeacht of u overweegt vernieuwen, heronderhandeling of verhuizing. Het is essentieel dat je lead-time kan genoeg zijn om de grootte van het hefboomeffect en de concurrentie te bevorderen tussen de verschillende opties, wat kan resulteren in aanzienlijke besparingen voor u.
- 5Maak een realistische begroting: Het creëren van een realistische kantoor verhuizing budget is een kritische planning tool die u zullen helpen uw kosten te beoordelen en te beheren gedurende het gehele proces.
- 6Betrek de juiste kantoor verhuizing professionals: Het hele bewegende office proces kan complex, stressvol en tijdrovend zijn. Na mensen kosten, vastgoedkosten zijn volgende grootste uitgaven meest onderneming. De beslissingen die je maakt zal een impact hebben op de winstgevendheid van uw bedrijf hebben. Werken met de juiste professionele team is de grootste must-do voor elk bedrijf overweegt te verhuizen kantoor. Zij begeleiden u door het proces, bespaart u geld op de lange termijn en ook zorg ervoor dat je geen kritische fouten maken.
- 7Voer geen lease documenten niet ondertekenen zonder het krijgen van juridisch advies: Your Property Solicitor zal de details van de huurovereenkomst documentatie onderhandelen om uw blootstelling aan potentiële verplichtingen te minimaliseren, en vervolgens, om u te adviseren over de gevolgen van de gedetailleerde voorwaarden in de definitieve documenten om ervoor te zorgen bent u bewust van uw lopende verantwoordelijkheden.
- 8Communicatie: Intern, kan verandering verontrustend voor het personeel zijn en dit kan het geval met een kantoor verhuizing zeker. Op hetzelfde moment als het kantoor verhuizing proces gaande is, heeft uw bedrijf te blijven om haar bedrijf te runnen en zich richten op de bestaande werklast en verplichtingen. Echter, een verhuizing is een geweldige kans om positieve change management, verbetering van de bedrijfsprestaties, verhoogde moreel en momentum beïnvloeden. Extern zijn er veel bewegende onderdelen om een kantoor beweging en je moet ervoor zorgen dat iedereen die bij het project is regelmatig bijgewerkt, vooral als er wijzigingen zijn. Als je de communicatielijnen open voor alle belanghebbende partijen, intern en extern te houden, wordt uw kantoor verhuizing een veel grotere kans van slagen hebben.
- 9Maak gebruik van de gelegenheid: Duidelijk uit oude bestanden en pomp alle opslagruimten van onnodige voorwerpen voorafgaand aan de verhuizing. Kijk ook eens naar alle documenten die niet langer nodig in hard copy (vergeet niet te ontdoen van ongewenste bestanden veilig) scannen. Veilige opslag en / of archivering van documentatie is een flexibele, veilige en kosteneffectieve oplossing om kostbare en duurder kantoorruimte. Het kan worden geraadpleegd op elk moment op afspraak en biedt een uitstekende off-site back-up voor de beperking van de schade in geval van brand of andere ramp. Je moet ook de gelegenheid gebruik maken om het volgende te overwegen:
- Upgrading - Moving kantoor is een kans om te updaten naar moderne, efficiënte en ruimtebesparende apparatuur;
- Beoordelen van bestaande leveranciers - Moving kantoor kan een trigger voorzien voor de vernieuwing / leverancier verandert contracten tegen gunstige voorwaarden.