Hoe maak je een memo schrijven

Schrijven van uw eigen memo

1. 1
   Analyseer uw doelgroep. Beslissen aan wie je schrijft dit memo (het publiek) en wat de prioriteiten en zorgen van het publiek zijn. Vaststellen waarom dit memo belangrijk om de lezer zou zijn.
2. 2
   Schrijf de rubriek segment. De rubriek segment moet ook aan wie de memo wordt geschreven, die de memo heeft geschreven, de volledige en exacte datum van de memo werd geschreven, en het onderwerp (wat het memo is ongeveer). Een steekproef rubriek zou uitzien:
   Van: Uw naam en functie
   Betreft: (of RE:) Wat de memo is ongeveer (gemarkeerd op een bepaalde manier)
   
   • Pakken altijd lezers op hun juiste naam; geen bijnamen te gebruiken.
   • Bij de bouw van de post, moet u de ruimte verdubbelen tussen secties en lijn de tekst.
3. 3
   Schrijf het segment opening. Wat is het doel van de memo en identificeren van het doel in drie delen: de context van het probleem, de specifieke opdracht, en het doel van de memo. Identificeer de exacte reden voor het schrijven van de memo en maken het voor de lezer duidelijk.
   
   • Als u problemen ondervindt bij het beschrijven van wat je doet om het probleem (de taak verklaring) op te lossen, overwegen of u de situatie te hebben verduidelijkt.
   • Neem alleen zoveel informatie als nodig is, terwijl het nog steeds overtuigend, dat een echt probleem bestaat.
     
4. 4
   Een samenvatting segment. Dit segment moet een korte uiteenzetting van belangrijke suggesties. Dit zal helpen de lezer snel de belangrijkste punten van de memo te begrijpen. De samenvatting kan ook links of verwijzingen naar bronnen die je hebt gebruikt in je onderzoek over de kwestie.
   
5. 5
   Uit te breiden in het segment discussie. In dit segment, zijn alle details die uw ideeën en aanbevelingen te ondersteunen voor het oplossen van het probleem. U kunt ook kiezen om toekomstige problemen die zich kunnen voordoen en bespreken hoe uw aanbevelingen zorgen deze problemen niet zal optreden (zie tips) voor te stellen.
   
   • Begin het gesprek met de informatie die is het belangrijkste.
   • Begin met de meest algemene informatie en te verplaatsen naar specifieke of ondersteunende feiten.
6. 6
   Werk af met een afsluitende segment. Sluit de memo met een vriendelijke einde dat staat welke acties u wilt de lezer over te nemen. Denk aan de manieren waarop de lezer kan profiteren van de informatie in de memo en hoe deze veranderingen gunstig zullen zijn.
   
   • Vergeet niet te overwegen hoe de lezer zal profiteren van de gewenste acties en hoe u kunt die acties te vergemakkelijken. Je zou kunnen zeggen: "Ik zal blij zijn om deze aanbevelingen later met u bespreken en volgen door op alle beslissingen die je maakt."
7. 7
   Afsluiten met een oproep tot actie. Als er iets is dat je wilt dat de lezer te doen door een bepaalde tijd, zeg dat dan.
   
8. 8
   Beoordelen voor spelling, grammatica en inhoud fouten. Let vooral op de namen, datums of getallen. Wees consistent in de aard van de taal die u gebruikt.
   
   • Vraag persoonlijk. Gebruik woorden als 'ik', 'jij' en 'wij'. Om actie te ondernemen, schrijven in actieve stem.
   • Be conversatie. Schrijf de manier waarop je praat en wees niet bang om weeën te gebruiken.
   • Niet pronken. Vermijd geleerde woorden en vakjargon.
   • Vermijd "gesmoord" woorden: Simple wortel woorden met fancy eindes onbenulligheden. Favorieten zijn 'tie', 'Ance, "" ent, "" ment, "" ize, "en" iliteit. " Voorbeeld: Zeg niet: "De voortzetting van onze uitgifte van prikkels is afhankelijk van de prioritering door medewerkers van doelstellingen van de onderneming." In plaats daarvan, zeggen: "Als je wilt krijg steeds prikkels, ontmoeten bedrijfsdoelstellingen."