Er zijn verschillende methoden voor het indienen van papers. Kiezen van degene die bij u past is afhankelijk van uw wensen en de manier waarop je het leuk om dingen te vinden.
Stappen
- 1Denk aan de voordelen van een alfabetisch klassement. Een alfabetisch archiefsysteem werkt goed wanneer je nodig hebt om namen van mensen, klanten, auteurs, namen van films, boeken etc. ophalen Mits je termen die gemakkelijk te halen gebruiken, een alfabetisch archiefsysteem is vaak de makkelijkste systeem te gebruiken.
- 2Gebruik een onderwerp orde. Wanneer u werkt of in een verscheidenheid van onderwerpen, kan een onderwerp of thema om een zeer nuttige manier om informatie op te halen zijn. Bijvoorbeeld, als je studie wet, kon je onder rubrieken van het contract, het grondwettelijk recht, onrechtmatige daad, administratief recht, internationaal recht etc. hebben
- 3Met een frequentie systeem. Dit werkt echt goed voor items die je de hele tijd te gebruiken. Het moet voeden met een ander systeem, bijvoorbeeld alfabetisch systeem. Voeg de vaak gebruikte informatie om een gegroepeerde ruimte in uw depot gebied, zodat het heel snel kan worden opgehaald, zoals bij de zeer voorkant van een archiefkast lade.
- 4Probeer numerieke indienen. Dit type bestand is ideaal voor datum of het aantal indienen. Bijvoorbeeld, als u facturen, kwitanties, gedateerd gebeurtenissen enz. hebben, het numerieke systeem kan het gemakkelijk maken om opnieuw te vinden. U kunt ook overwegen maand en jaar etikettering voor deze optie. Voor degenen die werken in een omgeving die gebruik maakt van nummering voor papier, zoals medische dossiers, wettelijke documenten, rechtszaken, enz., nummering is een bruikbare methode voor het ophalen.
- 5Gebruik kleurcodering. Dit is geweldig voor creatieve archivering en is vooral effectief voor mensen met een goede visuele herinnering. Het kan ook helpen met kruisverwijzingen met kleurcodering gebruikt voor projecten.
Tips
- Gebruik een index voor bestanden niet alfabetisch geplaatst. Dit moet alfabetisch worden gerangschikt, zodat u snel uw bestanden van beide manier lokaliseren. Zet deze index aan de voorzijde van het bestand.
- Begin met het ontluchten en sorteren door je stapels papieren en gebruik post-it notities te sorteren in categorieën, en vervolgens subcategorieën.
- Het is nuttig om een diverse bestand voor items die niet passen netjes ergens anders hebben.
- Deze beginselen kunnen ook van toepassing op de computer of andere elektronische indiening groeperingen.
Dingen die je nodig hebt
- Opberglas
- Filing mappen (mappen opknoping)
- Archiefkast of een andere geschikte houder voor bestanden