Je hebt het herlezen drie keer en nog steeds lijkt het alsof het e-mailbericht was niets maar onbeleefd. Maar moet je ze bellen en te verduidelijken of ze bedoeld zijn onbeschoft... of niet?
Netiquette op het werk net zo belangrijk is als ergens anders. Waardoor de normen van beleefdheid om gewoon te glijden omdat het gebruikte medium emboldens mensen die meestal niet zo openhartig te zijn in een face-to-face context is niet aanvaardbaar. Echter, het is ook belangrijk om realistisch en objectief over die e-mails die je denkt te zijn onbeleefd, maar misschien heel iets anders zijn. Dus de volgende keer dat je baas, collega, of zelfs de grote baas op het werk stuurt je wat je denkt is een onbeleefd email, hier is wat je zou willen doen.
Stappen
- 1Onderscheiden wat een onbeschofte e-mail ziet er waarschijnlijk als. Het is gemakkelijk om de intentie, toon en woorden van een e-mail verkeerd te interpreteren. Het is duidelijk dat een e-mail niet zijn uitgerust met gezichtsuitdrukkingen, toon van de stem en lichaamstaal, dus als je het gevoel overspoeld met werk, suiker-verarmd, en het gevoel dat je gewoon wilt om eruit te komen van het kantoor, kan het zijn gemakkelijk om de fout te veronderstellen negatieve intentie in een e-mail waar er was niemand bedoeld maken. Tekenen dat je een onbeleefde e zou kunnen hebben zijn:
- De gebruikte taal is duidelijk misbruik en / of denigrerende. (Als je dat doet ontvangt een e-mail vol met grove taal, dit is waarschijnlijk een schending van uw werkplek beleid, en het is zeer onprofessioneel. Het kan ook reden tot juridische stappen, afhankelijk van wat er wordt gezegd, vooral als u zich bedreigd voelen, lastiggevallen, of onduidelijk.)
- De e-mail is geschreven in hoofdletters (schreeuwen) of bepaalde delen ervan die uitdrukkelijke eisen of neerbuigendheid volledig in hoofdletters zijn geschreven. (Wees ervan bewust dat sommige bazen en collega's zijn nog steeds worstelen met de All Caps-toets, zodat ze kan nodig zijn om eenvoudig worden verontschuldigd uit pure luiheid of gebrek aan 'het krijgen ermee ".)
- De e-mail is in feite een vraag zonder hallo, alstublieft, dank u, of sluiten naam. Niet met je naam en niet aftekenen is prima voor een e-mail dat is een voortdurende wisselwerking, maar wanneer het de eerste e-mail voor een frisse onderwerp en het is het maken van een vraag of het geven van instructies, dan is het onbeleefd om te vertrekken uit deze kleine in een werkplek context.
- De e-mail verwijst naar je onvriendelijk (persoonlijk opgravingen) of niveaus beschuldigingen tegen u en / of suggereert dat je doet X, Y, Z, of anders.
- Een onbeleefde e-mail kan een veel uitroeptekens of vraagtekens in. Meervoudig gebruik van "!!" en "??? ' wordt vaak gezien als onbeleefd of. Maar het kan ook een teken van aandacht te zijn, dus dit niet alleen te gebruiken als indicator.
- De afzender is het kopiëren van iemand anders die belast is met jullie beiden als een middel om "dwingen" je iets doet.
- 2Lees de e-mail zorgvuldig door voordat maken van je geest over haar intentie. Als je gewoon gescand en besloten het was onbeleefd, is het essentieel om het te lezen met meer zorg. Zelfs als je het zorgvuldig het eerste lezen, herlezen om ervoor te zorgen dat je niets hebt gemist of je bent het niet leest dingen erin die er niet zijn. En het is een goed idee om je af te vragen wat het is om de e-mail die is verstoord zoveel van je. Dit kan een ander idee wat de inhoud van plan is over te brengen aan u, bijvoorbeeld, als je al een met een collega of baas en deze e-mail komt op de staart-einde van een verhitte discussie, dan is het begrijpelijk dat je 'll het te kunnen zien slecht meteen. Aan de andere kant, als er geen indicatie dat uw collega of baas wordt is geweest geërgerd met u, dan misschien ben je verkeerd lezen het.
- Wat is de bedoeling achter de woorden?
- Is deze persoon bekend om slechte communicatie of iemand die normaal gesproken? Zelfs met iemand die normaal beleefd, kunnen zij worden worstelen om over een boodschap effectief gebruik van de e-mail in plaats van gericht te zijn onbeleefd te zetten.
- Is deze persoon misschien gewoon geneuzel, proberen om krachtiger via e-mail dan ze de moed hebben om zijn aangezicht tot aangezicht verschijnen? In een dergelijk geval kan het meer een geval van bluffen rond de randen in de hoop dat u zult doen wat ze zijn te bang om u te vragen om uw gezicht te zijn.
- Zijn er elementen van de email die je gewoon niet begrijpen? In dit geval, ben je waarschijnlijk beter af in de veronderstelling niets totdat je meer weet. Mensen die snel typen vallen vaak woorden, en sommige mensen denken niet dat de juiste interpunctie en spelling is nodig in e-mails. En dan is er een groeiende tendens om te gebruiken in e-mails, die moeilijk te interpreteren zijn als je het niet begrijpt het kan zijn.
- 3Vermijd de veronderstelling dat je weet dat de afzender emotionele toestand. Controleer of u bent niet het maken van veronderstellingen over de afzender emotionele toestand. Slechte communicatie vaardigheden, misplaatste sarcasme of een grapje, en gewoon lui of slordig schrijven kan allemaal leiden een lezer om te denken dat het geschreven stuk is onbeleefd toen het betekent niets meer dan dat iemand iets wilde zeggen, maar deed het niet uit rechts. Realiseer je dat er maar weinig mensen zijn zeer ervaren schrijvers in een korte tijd en de meeste mensen schrijven snel met de bedoeling om de boodschap van hun to-do paal, zodat ze kunnen gaan met de volgende bit van het werk.
- Er zijn uitzonderingen op deze regel, natuurlijk. Als je al een moeilijke tijd met de persoon in kwestie bij een face-to-face-niveau, het is heel goed mogelijk dat ze laten hun emotionele kant misstap in hun e-mail communicatie. Allemaal hetzelfde, speel het met context, niet door de verwachting.
- 4Afhouden, ook bekend als "beoordeling, niet reageren". Totdat je voelt dat je beiden hebt begreep de boodschap objectief en gekalmeerd, is het belangrijk om niet te antwoorden. In antwoord snel, kan je in de verleiding om net zo onbeschoft, waardoor het probleem verergeren. Nog erger is te grof antwoorden bij de oorspronkelijke bedoeling van de e-mail niets van de soort bedoeld! Dus, neem een adempauze. Sluit de e-mail en maak een wandeling. Een kopje koffie, en iets anders voor een beetje om je geest helder te doen. Op die manier, wanneer kom je terug het gevoel een beetje rustiger, kunt u herlezen de e-mail en beslissen of het is nog steeds zo vervelend voor u als wanneer je voor het eerst las.
- Beantwoord nooit in woede en altijd slapen op een boos antwoord. Gevolgen op lange termijn volgen van het hebben van boze woorden in een geschreven verslag vorm.
- De meer emotioneel geladen je bent en hoe meer emotioneel geladen de e-mail, hoe belangrijker het is om te slapen op je antwoord.
- 5Opheldering. Als je kunt, gewoon pop over en praat met de persoon over wat ze in hun e-mail betekende. Toevlucht te nemen tot face-to-face communicatie heeft meer kans om te verduidelijken dan een andere aanpak. Echter, het is niet mogelijk voor veel mensen die ver van elkaar werken van elkaar, of zelfs op verschillende locaties, staten of landen. Probeer als de volgende stap, als deze optie voor u open. Spreken aan de telefoon zal u helpen om veel sneller dan het hebben om heen en weer mailen verduidelijken dingen. En als je echt geen andere keuze hebben, of het gewoon voelt meer geschikt voor u om te antwoorden via e-mail, dan beleefd en zijn professioneel in uw reactie. Bijvoorbeeld:
- Lieve Kevin, Bedankt voor uw bericht. Ik was niet echt zeker hoe te interpreteren "Denk je dat je kunt opbrengen de wil om te trek jezelf uit de buurt van de waterkoeler en begint te werken op het Noxos verslag? Ik vraag me af of ik zal worden gedwongen om uw rol te heroverwegen hier. " Ik moet zeggen dat ik het las als zijnde vrij bruuske en een gebrek aan erkenning van mijn professionaliteit. Ik ben me ervan bewust dat er een deadline en ik ben op weg om het te ontmoeten, ik was alleen maar het nemen van een korte pauze op te frissen voordat ik terug naar de voltooiing van het rapport. Als u zich zorgen maakt over mijn vooruitgang, dan ben ik blij om te komen / bellen en uit te leggen waar ik ben tot. Met vriendelijke groet, Nelly.
- Of misschien een meer humoristische benadering (die je nodig hebt om te werken in de juiste soort plaats!): Lieve Kevin, Bedankt voor uw opmerkzame e-mailbericht. Ik realiseer me dat opknoping rond de waterkoeler als tijdverlies zou kunnen worden opgevat. Maar, zult u blij zijn te weten dat als gevolg van mijn waterkoeler mini-break van precies 2 minuten en 23 seconden, was ik in staat om te ontdekken dat Jim al heeft gewerkt aan dezelfde cijfers als die in ons verslag en dat betekent dat ik kan het hebben afgewerkt door deze avond in plaats van morgenvroeg. Ik zal blij zijn om te sturen u de afgewerkte rapport voordat ik werk vanavond. By the way, ik hou van je nieuwe schoenen, ik zag ze onder het gordijn terwijl ik bij de waterkoeler. Nelly
- 6Herlees uw antwoord nadat je het hebt samengesteld. Herlees het minstens drie keer om ervoor te zorgen dat u niet heeft gereageerd met onbeschoftheid of geluid te emotioneel. Onderhouden van een professionele en beleefde toon in de hele e-mail en alles er uit te halen, dat is niet nodig of bevat veronderstellingen over gemoedstoestand van de ander. Houd de e-mail eenvoudig, to the point, en zonder enige opruiende uitspraken. Als 101 e-mail etiquette Tips suggereert, "type Behandel anderen zoals je zou ze typt tot u."
- Bedenk dat u een voorbeeld van beleefdheid door niet te kopen in de onbeschoftheid of insinuaties. Stern professionaliteit is geschikt, maar scheldpartijen,, beschuldigen, en misbruiken is niet in orde, noch wordt gebruik formatteren op een zodanige wijze dat "verschijnen" agressieve (misbruik van uitroeptekens, enz.).
- 7Realiseer je dat het is fijn niet om soms antwoorden. Soms kan het gewoon beter zijn de laat de onbeleefde e gaan. Misschien is de afzender niet kent alle feiten, stapte uit de verkeerde kant van het bed die dag, of was gewoon niet meteen te denken om verschillende redenen. Als je denkt dat het het beste zou zijn om gewoon laten gaan en er is geen behoefte aan bevestiging van wat werd verzonden, of er geen noodzaak om een vraag te beantwoorden, enz., overweeg dan enkel het laten van deze ene misstap in de ether. Doen alsof je nooit ontvangen, op voorwaarde dat je nog steeds het werk doen van je verwacht wordt.
- 8Praat met je baas of human resources als er lijkt een patroon van onbeleefde e-mails te ontwikkelen zijn. U dient niet te worden blootgesteld aan grofheid, intimidatie of bedreiging op de werkvloer. Pesterijen en bedreigingen zijn actiegericht, en grofheid is gewoon iets wat een goed beheerd werkplek kan doen zonder, of moreel wordt bedreigd. Houd de e-mails die u betreffen als bewijs van wat je hebt ondergaan, zodat u een overzicht hebt en kan een back-up wat je zegt.
- 9Hou je aan de afspraak. Als u twijfelt over het al dan niet om een e-mail die je hebt geschreven verzenden wanneer je angstig, boos of geïrriteerd voelt, en je denkt dat je gevoelens misschien te duidelijk in de e-mail, waardoor je open voor een lading van zijn, Druk ontwerp of delete. Niet te sturen totdat je tijd om erover na te denken door middel van heb gehad. Wees een voorbeeld van de beleefde en professionele e-mail gebruik te allen tijde.
Tips
- Realiseer je dat je niet hoeft te nemen met slechte dag iemand anders. We hebben ze allemaal, maar we moeten allemaal ons gevoel van hoffelijkheid intact te houden.
- Een manier van omgaan met een collega die consequent onbeleefd e-mails stuurt is om CC in je baas of een andere relevante collega elke keer dat je antwoord (een soort omgekeerde dwang in dat je hen dwingen tot het houden van dingen beleefd). Houd je eigen klank beleefd en niet-bedreigende en laat de woorden van de onbeleefde collega's spreken voor zich.
- Stel voor dat uw werkplek hebben een sessie over e-mail etiquette. Als niemand weet hoe dit seminar te geven, stuur dan voor iemand die dat doet, dat een teken dat een dergelijke training nodig zou kunnen zijn!
- E-mail is moeilijk, zelfs voor een pro, vergeet niet dat het overbrengen van emoties en intentie correct is niet altijd mogelijk in de e-mail. Zelfs als het is, de ontvanger mag nooit "krijgen".
- Als u wilt uw eigen boosheid uittypen, doe het op een lege e-mail of een Word-document. Op die manier kunt u zich ervan te ontdoen en zal niet per ongeluk geraakt te sturen op het antwoord-knop!
- Als de afzender is iemand met een geschiedenis van onbeschoft over e-mail, bedenk dan dat en daarom benaderen de e-mail.
Waarschuwingen
- Sommige mensen zijn tikkende tijdbommen en kan meer woede te luchten over je als je onbeleefd reageren. Blijf beleefd en professioneel en als u zich zorgen maakt of je bang bent, spreek met je baas of personele middelen over.
- Iets lasterlijk, beledigend, intimiderend, lasterlijk, racistisch, beledigend of in een e-mail is strafbaar. E-mail is vindbaar in de meeste jurisdicties en kan je geven tot vervolging. Een persoon die het versturen van dergelijke e-mails kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen en zelfs ontslag. Als je je zorgen dat de e-mail bevat een dergelijke aanstootgevende inhoud, overleg dan met uw baas of human resources voor verder advies of uw wettelijke vertegenwoordiger als u niet wenst te bespreken met de werkplek bent.
- Niet te vallen in de gewoonte van het e-mailen van uw collega's en baas over werkelijk alles toen slechts een paar voetstappen zou je in de voorkant van hun bureau en in staat om het gezicht te praten gezicht. Een werkplek die is gevallen in de gewoonte van altijd e-mailen en nooit praten ondanks de nabijheid vermindert het plezier van werken met anderen en verhoogt de kans op ondoordachte communicatie met behulp van een medium dat niet doet gematigd gedrag op dezelfde manier als het zien van een andere persoon die voor ons doet. Professor Clay Shirky adviseert om de communicatie face-to-face te beginnen en dan naar e-mail. Zelfs te zeggen "hallo" elke morgen gaat een lange weg naar het vergemakkelijken van de sociale lijm.
Dingen die je nodig hebt
- Plek om te gaan voor een pauze