Zakelijke memo's zijn een interne methode van communicatie binnen een bedrijf. Memo's kan ook een externe methode zijn als de correspondentie tussen de twee bedrijven. Memo's worden gebruikt om informatie, zoals aanstaande taken binnen een afdeling of algemene nieuws dat nodig heeft om een breed publiek te bereiken communiceren. Voorgedefinieerde memo templates en e-mail hebben de communicatie gemakkelijker gemaakt, maar het is nuttig om te weten hoe je een bedrijf memo te schrijven vanuit het niets.
Stappen
Het schrijven van uw eigen bedrijf memo
- 1Schrijf de kop sectie van de memo. De rubriek bevat informatie over de ontvanger van de memo, de afzender, de datum en de zakelijke memo onderwerp. Het onderwerp van de memo moet een korte zin die het hele memo beschrijft zijn.
- 2Componeer de eerste paragraaf. De eerste paragraaf van een bedrijf memo moet duidelijk de bedoeling van de memo en een overzicht van welke informatie er gaande in het lichaam van de memo te worden voorgelegd.
- 3Beschrijf kort de kwestie. De katalysator achter de release van een zakelijke memo moet kort en bondig worden samengevat. Zinnen gebruikt om het probleem te definiëren moet kort, to the point en zijn sterk afhankelijk van feiten.
- 4Leg de oplossingen aan de gang. Als u werkt aan een oplossing voor een probleem of een idee hebben van hoe het kan worden opgelost, de derde paragraaf is de plek om het te beschrijven. Als de punt van de memo is om slecht nieuws te brengen, gebruik deze paragraaf aan alle positieven die kunnen leiden markeren.
- 5Een samenvatting van uw bevindingen in de vierde paragraaf. Als de memo is kort, dit is een optionele sectie. Maar als de memo neemt meer dan een volledige pagina, een samenvatting sectie aandacht voor de belangrijkste punten besproken is behulpzaam. Dit zal ervoor zorgen dat de belangrijkste punten niet verloren gaan in het grootste deel van de memo. Overweeg het gebruik van een lijst met opsommingstekens te maken deze sectie opvallen.
- 6Beëindig de memo door met inbegrip van wat de ontvangers moeten doen en een uiterste datum voor de voltooiing van de gevraagde actie. Bevatten geen informatie over de follow-up communicatie in de laatste paragraaf.
- 7Teken het memo. Dit is een optionele stap, maar sommige bedrijven zich houden aan de praktijk van het invullen van zakelijke correspondentie met de handtekening van de afzender die boven getypte naam van de afzender.
- 8Nagelezen het memo. Voorafgaand aan het verzenden van de notitie intern of extern, er zeker van zijn dat de inhoud is grammaticaal correct. Als de memo bevat gevoelige informatie, check uw bedrijfsbeleid om te zien wie de memo voor u kunt bewerken of lezen.
Tips
- Gebruik de juiste naam van de memo ontvanger. Wat een persoon wordt genoemd in een sociale situatie is vaak anders dan hoe ze worden behandeld in een zakelijke situatie.