De kans is groot, zal je een situatie waarin je jezelf ofwel deelnemen aan of leidt, een vergadering, op een bepaald moment in je leven tegenkomt. Afhankelijk van de formaliteit van de vergadering, moet u wellicht een of andere vorm van orde ontwikkelen om chaos vleesgeworden voorkomen. Het heeft niet veel nodig om een vergadering te dalen in wanorde. Gelukkig zijn er manieren om een vergadering fris en productief te houden met parlementaire procedure.
Stappen
- 1Schaffen of maak een handleiding om een werkend model voor goede parlementaire procedure te ontwikkelen. Bijna elke formele lichaam heeft verschillende regels en voorschriften, maar de meeste hebben de neiging om uit Robert's Rules of Order. U kunt een exemplaar van dit boek krijgen bij uw lokale boekhandel.
- 2Maak een agenda. Als er geen agenda, wordt het heel moeilijk om uw vergadering uit te voeren, en het zal niet lang meer duren voordat de vergadering wordt onbestuurbaar. Een agenda zal u beschermen tegen dit. Zorg ervoor dat uw agenda bevat een juiste plaatsing en tijd voor alle onderdelen van het bedrijfsleven moet worden besproken, en ervoor zorgen dat op het minimum u een tijd voor het lezen van de notulen, officier / bestuurslid rapporten, oude zaken, nieuwe business behoren, en aankondigingen. Afhankelijk van de organisatie, zou de persoon die gewoonlijk verantwoordelijk voor het creëren van een agenda van de president / voorzitter, vice-voorzitter, secretaris of een specifiek comite zijn.
- 3Bedenk een "minuten" document. De notulen zullen een korte, maar uitgebreide evaluatie van de onmiddellijke vorige vergadering bevatten. Dit is buitengewoon belangrijk, want zonder de notulen, mensen kunnen en zullen vergeten wat er is gebeurd tijdens de vorige vergadering, vooral als er een lange periode die is verstreken tussen de twee bijeenkomsten. Het menselijk geheugen is nooit perfect. De taak van het nemen van de notulen vervult, meestal bij de secretaris van de organisatie, maar dit is niet altijd de regel.
- 4Benoeming van een lid om een parlementariër te zijn, als de stoel is niet een reeds. Een parlementariër is een persoon die is zeer goed geïnformeerd over uw procedures - dus zorg ervoor dat de persoon een kopie van de handleiding die u gebruikt. Er zal een tijd waarin vragen van de procedure zal ontstaan, en een parlementariër in staat om een oplossing te maken snel en effectief als de stoel niet in staat is om dat te doen zal zijn.
- 5Zorg ervoor dat de leden inzicht in de parlementaire procedure. Als iedereen die regelmatig deelneemt of stemmen over zaken is niet het beleid van je groep te begrijpen, zul je merken dat het uitvoeren van uw bijeenkomst onmogelijk zal zijn.
Tips
- Als uw groep is een orgaan van de overheid of het leiden van een groot bedrijf, vaardigen een grondwet-en regelgeving voor uw organisatie. Deze documenten zullen dienen als de 'huisregels' van het bedrijfsleven die niet gemakkelijk te veranderen.
- Houd een kliniek of niet-zakelijke bijeenkomst die stimuleert leden om parlementaire procedure van uw groep te leren. Dit zal helpen om gelijke voet voor alle leden te waarborgen.
- Eventuele wijzigingen in het beleid moeten door alle stemgerechtigde leden worden gestemd.
Waarschuwingen
- Mensen kunnen en zullen proberen om afkeuring te uiten. Het is de plicht van de stoel en parlementariër om ervoor te zorgen dat de afkeuring niet om te zetten in een fiasco verdient een beruchte parlement gevechten. Als u zegt voorzitter en / of parlementariër, ervoor zorgen dat de parlementaire procedure wordt goed gebruikt, en houden de gevechten te boksen en worstelen wedstrijden.
Dingen die je nodig hebt
- Een kopie van de Parlementaire handleiding gebruikt voor de vergaderingen
- Agenda
- Minuten (tweede bijeenkomst en de daaropvolgende degenen)
- Leden van je groep bereid zijn te nemen op aanvullende rechten