Een georganiseerde bijeenkomst heeft een goed geschreven agenda. Gebruik deze stappen voor je team bellen ook. Herinner uw team om niet te worden met behulp van hun mobiele telefoon of hun computer tijdens de vergadering, ook op het team gesprekken. Voordat u begint de vergadering zorg ervoor dat ze bereid zijn om aantekeningen te maken. Dit is ook erg belangrijk als je aan het agentschap vergaderingen en nieuwe agent training.
Stappen
Het schrijven van uw eigen agenda
- 1Start voorbereiding ruim van tevoren. Het zal laten zien als u de agenda haast - je bent waarschijnlijk dingen te vergeten of om dingen in de verkeerde volgorde gezet.
- 2Als u speciale gasten het bijwonen van de vergadering, uit te vinden of ze eventuele problemen die kunnen worden gecombineerd, omdat ze zijn gerelateerd, vergelijkbaar, of zelfs hetzelfde in termen van middelen of uiteinden hebben. Zo ja, leg ze onder een agendapunt. Organiseren de volgorde gebeurtenissen naar tijd en belang. Als iets echt dringend of als een prioriteit worden besproken, kunt u wensen om te zetten in de buurt van de top van de agenda, zodat u kunt er zeker van u zal krijgen om het in de loop van de vergadering. Sommige mensen willen dingen die veel tijd in de buurt van de top van de agenda te nemen gezet, zodat ze kunnen er zeker van zijn dat ze in staat uitvoerig te praten over hen zal zijn. Anderen geven de voorkeur om dergelijke punten bij de bodem gezet want het betekent dat de discussie over deze onderwerpen zal niet duwen andere punten van de agenda en de discussie die is ontstaan zal worden gedwongen om bondig te zijn, het is uw oproep afhankelijk van het onderwerp. Het kan een beetje trial and error te nemen om te beslissen over een organisatie stijl die u wilt.
- 3Controleer de agenda voor fouten. Daarbij reflecteert op uw aandacht voor detail en aandacht voor uw positie. Het voorkomt ook dat mensen worden afgeleid door kleine fouten of door het maken van punten van orde over fouten.
- 4Print de agenda of e-mail naar alle deelnemers. Je moet dit doen zo dicht mogelijk bij de feitelijke vergadering mogelijk te maken. Als e-mailen, alleen doen als dit is overeengekomen om op afspraak en hebben altijd reserve papier kopieert uw mouw op de vergadering. Iemand vergeet altijd om een gedrukt exemplaar mee te nemen!
Tips
- Afhankelijk wat uw collega's wilt, is het misschien de moeite waard om een deadline voor mensen suggereren ideeën toe te voegen aan de agenda. Noem een cut-off datum en tijd, en hou je eraan. Zorgen voor wijzigingen in het geval deze versterking van de agenda of zijn gewoon een geval van gebeurtenissen dwingende uw oorspronkelijke agenda.
- Een uitstekend hulpmiddel voor het hebben van een productieve vergadering wordt gebruikt "OARR": Doelstellingen, Agenda, rollen en verantwoordelijkheden. Ten eerste, moet uw bijeenkomst een doel hebben. Als u een vergadering om gewoon geven informatie, doen mensen de tijd niet verspillen met een vergadering. Stuur ze een nieuwsbrief. Het doel moet een actieve component hebben en, indien mogelijk, een product om te laten zien: "Bepaal de driemaandelijkse doelen voor het team". De agenda is een overzicht van de onderwerpen die u zult pakken om naar dat doel, met een tijdslimiet om u op koers te houden. Bijvoorbeeld "1. Bekijk de status van doelpunten vorig kwartaal (15 minuten), 2. Ronde-tafel suggesties voor doelen (20 minuten), 3. Pick top 5 goals (10 minuten), etc.) Voor Rollen en verantwoordelijkheden, te bepalen die de vergadering actief is, wie is bewaren van notities, en die handelingen items als gevolg van de vergadering zal toewijzen / "te doen".
- Als iemand de vergadering niet kan maken, overweeg dan het creëren van een sectie "Advance Apologies" bovenaan de agenda, of laat een ruimte voor deze en eenvoudig te kondigen tijdens de vergadering.
- Als uw bedrijf een speciaal formulier voor agenda's, gebruik dit formulier als sjabloon. Voor sommige plaatsen, is het essentieel te houden aan de formule.