Ongeacht of je baas je gevraagd om een statusrapport, het schrijven kan men een goede gelegenheid om effectief te communiceren uw prestaties zijn. Een goede statusrapport zal niet alleen houden je baas op snelheid, maar ook helpen op koers te houden met uw opdrachten. Hier zijn de fundamenten van het schrijven van een lezer-vriendelijke statusrapport.
Stappen
Het schrijven van een statusrapport
- 1Naam en datum van het verslag. Een naam met de datum (bijv. "Samenvatting voor de Week van 1 december") is een eenvoudige, efficiënte optie. Zorg ervoor dat tot op heden het rapport.
- Als dit verslag een e-mail zullen zijn, kunt u dit gebruiken als de onderwerpregel.
- Als het rapport een standalone document zal zijn, plaats een header met deze informatie op de top.
- 2Bieden de gegevens die het project. Deze omvatten het project / opdracht titel, de start-en / of eind, en de namen van de mensen die hebben gewerkt aan het.
- 3Leg uit wat er is bereikt. Gebruik een kopje, zoals "Prestaties", "Voltooide taken," "Completed Actie Artikelen," of zelfs gewoon "Klaar."
- Zorg ervoor dat u de verslagperiode (dwz week, maand, kwartaal, etc.) opgeven.
- Gebruik actieve werkwoorden om de zinnen te beginnen. Deze omvatten woorden als voltooid, gedefinieerd, opgelost, ontworpen, georganiseerd, verbeterd, vast, en diende, om een paar voorbeelden te noemen.
- Voor een kort wekelijks verslag, 03-06 mei een zin bullet points genoeg zijn.
- 4Lijst wat zal gebeuren tijdens de volgende verslagperiode. Een goede titel voor deze nieuwe sectie is "Geplande taken", "volgende stappen", of "."
- Schat de hoeveelheid tijd die een taak zal vereisen, als je dat vertrouwen kan doen. Ex. "Documenteer de beugel ontwerpwijziging (Geschatte tijd: 2 dagen).".
- Verwijzen naar de schema's die je hebt gekregen.
- Nogmaals, moet 3 tot 6 lijnen genoeg zijn voor een kort verslag.
- 5Bespreek eventuele problemen of potentiële problemen. Dit is waar je geen behoefte aan begeleiding te verduidelijken of te helpen. "Open Kwesties" of "Problemen en opmerkingen" zijn goede headers voor deze afdeling, die een korte paragraaf of twee kunnen zijn.
- Misschien heb je problemen hebt met het bereiken van een leverancier, omdat niemand op kantoor is deze week. Misschien heb je een suggestie over hoe de manier waarop het bedrijf wordt gerund verbeteren. Dit zijn de soorten gegevens die u zult willen nemen in dit hoofdstuk.
- Als u gewoon melden het probleem en niet hulp op dit moment nodig heeft, zeg dat dan. Reacties zoals "We verwachten dit probleem op te lossen binnen de komende 2 dagen" laat toezichthouders weten dat ze niet nodig hebben om mee te doen, maar moet de situatie in de gaten.
- Als een situatie niet wordt opgelost, kan uw leidinggevende niet klagen dat je niet hem / haar eerder heeft ingelicht.
- 6Proeflezen uw schrijven en stuur het naar iedereen die het nodig heeft.
Monster
Hier is wat een statusrapport eruit zou kunnen als het ware geschreven door een Google-editor. Pas de stijl, het formaat, en prestatie lijsten om uw eigen baan, maar merken dat elke bullet point begint met een actief werkwoord.
Status rapport van de week van 26 september, 2011
Gedaan
- Gestart drie artikelen: Hergebruik een leeg Altoids tin (mijn idee), Word handtas ontwerper (aanvraag), en Word een volwassen zelfstandige leerder (aanvraag).
- Uitgebreid en verbeterd de artikelen Zoek uw auto in een overvolle parkeerplaats en Plan een bak te koop.
- Herschreef Help iemand die een been heeft gebroken.
- Patrouilleerden dan 400 edits en beoordeeld nieuwe aanvragen voor spelling en duplicaties.
Te doen
- Afbeeldingen toevoegen aan Word Handbag Designer.
- Herzien en nagelezen Word een volwassene Zelf Learner.
- Vraag een redacteur met een medische of rampenbestrijding achtergrond te beoordelen Help iemand die Has Broken a Bone. Ik onderzocht deze aandachtig, maar ik heb geen medische achtergrond, mezelf.
- Beoordelen Lees voeding feiten op voedseletiketten. Dit artikel is uit om een goede start, maar het moet een duidelijker en meer uniforme stijl en enkele vermelding van hoe je een lijst ingrediënten te lezen.
Vraagstukken / commentaar
- Dankzij onze programmeurs voor het maken van software-updates van deze week soepel verlopen. Ik zal in de gaten houden voor eventuele overgebleven problemen.
- Een van onze vrijwilligers's katten stierf dit weekend en ze leek behoorlijk geschokt door het. Ik adviseerde haar om wat tijd te nemen uit als ze moest.
Tips
- Houd het verslag, indien mogelijk. Dit is niet de plek om te klagen, editorialize, of maak excuses. Een goede manier om dit te doen is om een oplossing of tenminste een richting te verkennen stellen als u een probleem melden. Dat zal laten zien dat je het initiatief hebt.
- U kunt deze aanpak gebruiken voor een face-to-face statusrapport in een, ook.
- Wees eerlijk. Rapporteren niet meer werk dan je al hebt gedaan.
- Wees specifiek.
- Als u veel van dezelfde soort dingen op te sporen (inkooporders, verandering, werkorders, facturen), een spreadsheet of een database zou een eenvoudiger manier om de gaten te houden dat een deel van je werk te zijn.
- Als u van plan bent om statusrapporten te schrijven, schrijf ze regelmatig, of op zijn minst te houden een lopende lijst van prestaties, zodat je niet urenlang het opsporen van wat je hebt gedaan. Noteer wat notities elke dag bij het invullen van uw tijd kaart.
- Houd het kort en simpel. Managers zijn drukke mensen die niet veel tijd om te lezen. Als hij wil de details, zal hij vragen.
- Bewaar kopieën van uw status rapporten voor uw eigen referentie. Zij kunnen u helpen om een CV te schrijven of lijst verwezenlijkingen wanneer het tijd is om te vragen om een loonsverhoging.
- Ere wie ere toekomt. Dank een collega voor al haar hulp bij een moeilijke taak. Als je geholpen iemand anders, zeg dat dan.
- Als u dit rapport op vrijdagmiddag te schrijven, kan het een goede herinnering op maandagochtend van waar je was wel.
- Het is goed om te melden dat je iets begon, lees iets, of onderzochte iets. Niet alles wat er gebeurt binnen een week, en voorbereidende werkzaamheden kan enige tijd duren en waarde toevoegen.
Waarschuwingen
- In het algemeen, proberen te voorkomen dat beloven meer dan u kunt leveren. Zeg wat u kunt doen.
- Vooral als u e-mail dit statusrapport, bedenk dan dat het veel verder dan u van plan zou kunnen gaan, dus schrijf op een professionele manier.
- Als u een statusrapport zenden je baas ze niet om gevraagd, ze zou willen nog een volgende week!